Какие закрывающие документы нужны грузовладельцу при железнодорожной перевозке?

Закрывающие документы на грузоперевозку нужны для учета транспортных расходов перед контролирующими органами, партнерами и клиентами, а также при исчислении налога на прибыль. Транспортные расходы — это затраты компании на перевозку грузов: собственных материалов или объектов, товаров для покупателей.

Список таких закрывающих документов зависит от:

На этапе подписания договора купли-продажи товара стороны договариваются, кто из них несет расходы на перевозку: продавец или покупатель. Но тот, кто берет на себя расходы по доставке, особенно нуждается в документальном подтверждении и учете всех затрат.

Грузоперевозку могут осуществлять:

Часто организатор перевозки привлекает экспедитора, особенно если речь идет о больших расстояниях или международной перевозке.

Экспедитор — это компания-посредник, которая профессионально занимается организацией и сопровождением грузоперевозки, берет на себя все трудности по оформлению документов, прохождению таможни и т. д.

Согласно статье 801 ГК РФ заказчик заключает с экспедитором договор транспортной экспедиции. Пакет документов в этом случае включает в себя:

В некоторых случаях экспедитор своими силами доставляет груз покупателю. И тогда договор транспортной экспедиции включает в себя данные о перевозке груза, т. е. носит смешанный характер. В качестве грузоперевозчика в нем указывают экспедитора.

Но чаще экспедитор перевозит груз не сам, а подбирает для этого транспортную компанию или перевозчика.

При международной железнодорожной перевозке грузоотправитель оформляет накладную СМГС. Это перевозочный документ единого образца, который используют при железнодорожных перевозках между странами-членами СМГС.

Экспедитор заключает договор перевозки либо от своего имени, либо от лица клиента на основании доверенности. В первом случае в СМГС накладной в качестве грузоотправителя он указывает себя. И тогда все дополнительные расходы (переадресация, ремонт и т. д.) оплачивает экспедитор. Эти затраты клиент затем компенсирует экспедитору на основании подтверждающих документов: акта общей формы с описанием причины расходов, например, штрафа, и накопительной карточки, в которой указана сумма в табличной форме.

Чаще экспедитор заключает договор перевозки от имени клиента, оформляя накладную по доверенности и указывая заказчика в качестве грузоотправителя. В таком случае сам экспедитор не является участником перевозки, а значит и не получает никаких документов на руки без соответствующих запросов. Он может предоставить заказчику акт выполненных работ и отчет агента.

Все документы, подтверждающие транспортные расходы, по факту доставки получают непосредственно участники грузоперевозки: отправитель, перевозчик, покупатель.

Может ли экспедитор получать информацию от перевозчика и предоставлять клиенту? Да, может, но на запрос документов требуется время, поскольку экспедитор не является участником перевозки. Если речь идет о международной перевозке, то вагон с грузом пересекает несколько юрисдикций, и у каждой свои правила, формы и сроки оформления и предоставления документов.

При международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС) перевозка грузов может осуществляться с применением накладной ЦИМ/СМГС. Образец накладной, а также правила по ее заполнению и применению содержатся в Руководстве по накладной ЦИМ/СМГС (приложение 6).

Какие документы предусмотрены при организации перевозки грузов железными дорогами:

По согласованию между участниками перевозки заполнение накладной может производиться на любом другом языке. Оформлена она может быть в бумажном или электронном виде.

В некоторых случаях перевозчик составляет коммерческий акт, в котором фиксирует такие сведения, как несоответствия фактических данных о грузе с данными, указанными в накладной, повреждение груза, отсутствие накладной и т. п.

При железнодорожных грузоперевозках по России грузоотправитель также готовит перевозочные документы. Главный из них — транспортная железнодорожная накладная.

При оформлении бумажной накладной оригинал накладной вместе с дорожной ведомостью следует с грузами до станции назначения и выдается грузополучателю под роспись в дорожной ведомости.

При наличии договора об электронном обмене данными грузоотправитель оформляет электронную транспортную железнодорожную накладную. Соответственно груз перевозят без сопровождения бумажных документов.

Факт выполнения договора перевозки и получения груза подтверждают следующие закрывающие документы:

Факт выполнения работ экспедитором подтверждают такие документы, как:

Затраты на грузоперевозки — существенная статья расходов для многих компаний. Чтобы обосновать транспортные расходы перед контролирующими органами, партнерами и клиентами, важно хранить закрывающие документы на каждую перевозку. По общему правилу и поставщик, и покупатель хранят такие документы в течение пяти лет.

Закрывающие документы получают только участники грузоперевозки: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Часто в организации доставки товара задействован экспедитор. Он не является участником перевозки и не получает на руки закрывающие документы без запроса. Его отношения с клиентом регламентируются договором транспортной экспедиции. В пакет документов для заказчика также входят поручение экспедитору, экспедиторская расписка и отчёт экспедитора.

Факт заключения договора перевозки подтверждает оформление накладной, которую, как правило, выписывает грузоотправитель. Тщательно проверяйте правильность оформления документов на грузоперевозку, чтобы иметь на руках подтверждение транспортных расходов, а также чтобы у ФНС не было поводов исключить транспортные расходы при исчислении налога на прибыль.